Sowohl die Vielfalt als auch die Menge an Dokumenten in den Verwaltungen der Sozial-, Diakoniestationen und Unternehmen der Pflegedienstleistung veranlassen die Unternehmen Dokumenten-Management-Systeme einzusetzen. agorum® core Pro/SOSTA DMS ist praxisnah geschaffen für effizientes Dokumenten-Management und als Informationssystem für Unternehmen und Einrichtungen in der Sozialwirtschaft und im Pflegedienst.
agorum® core Pro/SOSTA ist das Dokumenten- und Informations-Management-System, das auf die Bedürfnisse der Sozial-, Diakoniestationen und Pflegedienste exakt angepasst ist. Als offenes System läßt es sich ohne viel Aufwand individuell anpassen - und bleibt sogar dann flexibel, wenn Sie morgen ganz andere Ansprüche haben. Seit Jahren zuverlässig im Einsatz bei Unternehmen, Behörden und Institutionen jeder Art und Größe.
Leistungsnachweise, Pflegedokumente, Arbeitsnachweise, Personalabrechnungsdokumente, Rechnungen der ERP-Systeme, Eingangsrechnungen, Lieferscheine und andere wiederkehrende Dokumente automatisch erfassen und sofort elektronisch weiterverarbeiten. Ganze Unterlagenstapel z.B. die tägliche Eingangspost, in einem einzigen Arbeitsgang einscannen und jedes einzelne Dokument an die richtige Stelle im Unternehmen weiterleiten. Große Datenmengen effizient verarbeiten.
Wer gut aussieht, sammelt von Anfang an Sympathien. Die flexible Oberfläche des agorum® core Pro/SOSTA Smart Assistant ist von Anfang an auf die Dokumententypen in der Sozialwirtschaft und im Pflegedienst gestaltet. Schnell und einfach lässt sich das System für jede Aufgabe, jede Abteilung und sogar jeden Mitarbeiter individuell konfigurieren. Mehr noch: Der User kann die einzelnen Fenster beliebig anordnen und bei Verwendung eines zweiten Bildschirms sogar bequem „ausdocken“. Schließt er das ausgedockte Fenster wieder, erscheint es automatisch am alten Platz im Smart Assistant.
Rechtsklick. Aktion wählen. Erledigt. Alles, was Sie mit Dokumenten machen möchten. Einfach per Rechtsklick im praktischen Kontextmenü auswählen. Mit einem einfachen Rechtsklick können Sie Dokumente, komplette Ordner anlegen, ausschneiden, kopieren, bearbeiten, verschieben, umbenennen, auf Wiedervorlage nehmen, sperren, als PDF verschicken, freigeben und vieles mehr.
Die vielfältigen Pflegedokumente, die Bewilligungen und Verordnungen, die monatlichen Leistungsnachweise, eventuell die vom jeweiligen ERP-System erzeugten Ausgangsrechnungen an die Kunden und Kostenträger und auch die monatlichen Personalabrechnungen vollautomatisch archivieren. Mit dem agorum® core Pro/SOSTA DMS-/ECM-System ist die lästige Ablage von häufig wiederkehrenden Dokumenten „Schnee von gestern“. Auf Basis eines einmaligen Trainings durch uns wird das jeweilige Dokument vollautomatisch archiviert. Das spart pro Dokument ca. 0,5 - 1 Minute an Ablagezeit und gewährleistet eine einheitliche und sichere Archivierung. Gleichzeitig steigt die Motivation und damit die Produktivität der Mitarbeiter, da die eingesparte Ablagezeit nun für wertschöpfende und wichtigere Tätigkeiten genutzt wird.
Praxisinformation eines Anwenders: Pro Monat werden ca. 8.000 Seiten Dokumente vollautomatisch wie Leistungsnachweise (SGB V; SGB XI), Rechnungen des Euregon Systems, die monatlichen Abrechnungsdokumente der Mitarbeiter, archiviert und ergänzend, je nach Kundenwunsch, zusätzliche separate Jahres-/Monatsordner als Sammelordner erzeugt.
Verordnungen-Bewilligungen-Verlängerungen etc. Dokumente und damit verbundene Themen die Ihnen immer wieder in der täglichen Praxis begegnen. Systematisch archiviert und schnell und einfach zu finden mit Ihrem agorum® core Pro/SOSTA System. Per rechter Maustaste falls Bedarf z.B. Notiz an Dokument und individuell wenn notwendig anderen Benutzer oder Benutzergruppe informieren.
Bei Ausscheiden eines Patienten/Kunden oder Mitarbeiters, kann die Akte im DMS mit einem Klick auf „inaktiv“ gesetzt werden. Sämtliche Dokumente bzw. Dateien sind archiviert und können trotzdem jederzeit schnell wieder angezeigt werden. Arbeitszeit für aussortieren und archivieren von „inaktiven“ Patienten/Kunden und Mitarbeitern ist passe.
Haben Sie sich auch schon einmal darüber geärgert, dass sich ein Vertrag automatisch verlängert hat, weil Sie die Kündigungsfrist nicht im Blick hatten? Mit unserem agorum® core Pro/SOSTA Ablage- und Suchassistenten, ist die Ablage und Wiedervorlage des Vertrags ganz schnell in einem Aufwasch erledigt und agorum® core Pro/SOSTA überwacht alle relevanten Termine rund um den jeweiligen Vertrag.
agorum® core Pro/SOSTA ermöglicht Ihnen die Einbindung in bestehende EDV-Anwendungen. Per SQL-Zugriff erfolgt der Verbund zu Ihrem ERP-/Abrechnungssystem um z.B. identische Nummernkreise für Kunden-/Patienten und Mitarbeiter zu nutzen. In der Praxis ist der Verbund zum Euregon-System realisiert. Weitere sind nach technischer Abklärung realisierbar.
Die digitale Personalakte ist auf dem Vormarsch. Aus gutem Grund, denn sie bündelt alle wichtigen Informationen zu einem Mitarbeiter übersichtlich und sicher an einem Ort. Unternehmen, die ihre Personalakten elektronisch führen möchten, müssen dafür aber nicht zwingend eine eigene Software anschaffen. Im Gegenteil: Wer ein Dokumentenmanagement-System verwendet, kann eine Reihe attraktiver Synergieeffekte nutzen und erleichtert der Personalabteilung die tägliche Personalverwaltung. Das schafft Freiräume für die Betreuung der Mitarbeiter oder die Personalentwicklung. Und davon profitiert letztendlich vor allem das Unternehmen selbst.
Dokumentationen von Fortbildungsstunden und Wiedervorlagetermine von befristeten Verträgen, bzw. Belehrungen oder Betriebsarztuntersuchungen usw. automatisch steuern und überwachen.
Ein DMS-/ECM-System archiviert die Dokumente nicht nur systematisch sondern lenkt, steuert und überwacht mit beliebig gestaltbaren Prozessen. So kann z.B. Tag genau eine Auswertung der „fälligen Termine“ aber auch der Fortbildungsstunden pro Mitarbeiter erstellt werden.
Die vermehrte Nutzung von E-Mails bzw. digitalen Prozessketten rund um die Geschäftsbeziehungen mit den Kostenträgern, Behörden, Lieferanten usw. ermöglicht mit der Nutzung eines DMS-/ECM-Systems effizientere Arbeitsweisen und die Einsparung von Sachkosten im Umgang mit Dokumenten. Digital eingehende Dokumente bzw. vorliegende E-Mails brauchen keine Posteingangs- bzw. Aktenordner und somit auch keine Archivräume. In einem flexibel konfigurierbaren Posteingangssystem wird das jeweilige Dokument bzw. E-Mail einfach per „Drag & Drop“ im DMS-/ECM-System an die für die Bearbeitung zuständige Person verteilt. Es müssen auch keine Dokumente mehr per kopieren an andere Personen für die Information bzw. Bearbeitung verteilt werden. Mit den Workflows des DMS-/ECM-Systems werden solche Tätigkeiten optimiert und deren Erledigung auch automatisch überwacht.
Eingangspost und andere Dokumente gezielt durchs Unternehmen leiten. Freigaberoutinen und andere Geschäftsprozesse beschleunigen. Lästige Tätigkeiten wie die Rechnungserfassung automatisieren. Mit intelligenten Workflows wird Ihr Dokumentenmanagement zur Umsatzmaschine. Denn optimal funktionierende Abläufe sichern Wettbewerbsvorteile und schaffen intern Orientierung und Freiräume für Ihr Kerngeschäft.
Egal, wo auf der Welt Sie gerade sind - dank browserbasiertem Zugriff reisen Ihre Daten immer mit. Ihr Dokumentenmanagement-System eignet sich außerdem perfekt für die standortübergreifende Zusammenarbeit - inklusive sicherem Filesharing, Synchronisierung Ihrer Daten in Echtzeit, Loadbalancing und vielen praktischen Funktionen für eine zielführende Arbeit im Team, z.B. die Notizfunktion zur Kommunikation direkt am Dokument.
Systemwartung, Benutzer- und Gruppenverwaltung über ADS / LDAP, Datensicherung und alle anderen Administrationsaufgaben brauchen dank der zentralen, übersichtlichen und intuitiv bedienbaren Admin-Oberfläche Ihres Dokumentenmanagement-Systems nur noch einen Bruchteil der bisher benötigten Zeit. Und Ihre Daten sind jederzeit sicher.
agorum® core Pro/SOSTA ist eines der führenden Dokumentenmanagement-Systeme, auf das Unternehmen jeder Branche und Größe ebenso vertrauen wie Behörden und Institutionen. Aus gutem Grund, denn sein enormer Leistungsumfang überzeugt ebenso wie seine Flexibilität und der außergewöhnlich einfache Einstieg. Sie erhalten ein fertiges DMS, das Sie ohne langwierige Einführungsphase sofort produktiv einsetzen können. Ihr DMS kann alles, was Sie sich wünschen und noch viel mehr. Mit den praktischen Zusatzmodulen passen Sie agorum® core Pro/SOSTA schnell und einfach an die individuellen Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen an.